Behovsafdækning før valg af regnskabsprogram: en tjekliste

Start med behovet – og afklar systemtype

Erhvervsstyrelsen vejleder om bogføringsloven og peger på, at virksomheden bør overveje valg af systemtype. Vejledningen giver eksempler på punkter, virksomheden bør tage stilling til.

Bogføringsloven blev vedtaget den 19. maj 2022 og trådte i kraft den 1. juli 2022. Loven kræver digital registrering af alle fakturaer og brug af et registreret digitalt bogføringssystem. Erhvervsstyrelsen offentliggør en fortegnelse over registrerede digitale standard bogføringssystemer, der lever op til kravene.

Erhvervsstyrelsen kan verificere og godkende de systemer, der kommer på listen over registrerede bogføringssystemer. Vælger I et specialudviklet digitalt bogføringssystem, er virksomheden selv ansvarlig for at sikre og dokumentere, at kravene er opfyldt. Afklar derfor først, om I skal bruge et standard- eller specialudviklet system.

Start derfor med at afklare, hvad systemet skal kunne i din virksomhed. Lad først derefter behovet afgøre, hvilke programmer der kommer i betragtning. Vælger du omvendt, risikerer du at vælge funktioner til frem for et system, der passer til dine opgaver.

Systemtype er ikke et produktnavn. Den dækker opgaver fra fakturering og bilagsbehandling til bogføring, moms og overblik. Den dækker også valget mellem, om virksomheden selv bogfører, eller om en ekstern hjælper gør det. Skriv systemets rolle i hverdagen ned, før du ser på funktionslister og tilbud.

Digital bogføring gælder for selskaber fra den 1. juli 2024, når de bruger et digitalt standardbogføringssystem. For specialudviklede systemer gælder kravet fra den 1. januar 2025, og for personligt ejede virksomheder og foreninger med erhvervsmæssig aktivitet over 300.000 kr. to år i træk fra den 1. januar 2026. Tjek jeres egen dato, før I vælger.

Behovsafdækningen skal ende i et beslutningsgrundlag til leverandører og prøveperiode. Det består af en liste over opgaver, programmet skal løse, en rangering af kravene og de spørgsmål, du vil have besvaret, inden du vælger. Resten af artiklen hjælper dig med at bygge listen op.

Krav til digital bogføring efter bogføringsloven – afgørende datoer

Kortlæg hverdagens opgaver og smertepunkter

Tag udgangspunkt i de opgaver, der faktisk skal løses. Typiske opgaver er fakturering, bogføring, moms, bilag, bankafstemning og overblik – de områder, som Shine beskriver, at et regnskabsprogram hjælper med. Notér for hver opgave, hvor ofte den udføres: dagligt, ugentligt eller månedligt. Notér også, hvem der udfører den i dag.

Sæt tid på opgaverne. Mål, hvor lang tid én bilagsføring, én faktura og én bankafstemning tager i dag, og gang op med, hvor ofte opgaven gentages pr. måned. Det giver et konkret tal at sammenligne med efter en prøveperiode og viser, hvor automatisering henter mest tid. Har du ingen måling, kan du tage udgangspunkt i den sidste måneds faktiske arbejde og tælle baglæns.

Markér manuelle gentagelser undervejs. Typisk indtastes samme oplysning flere steder. Beløb samles i regneark ved siden af bogføringen, momsen beregnes i hånden, eller bilag ligger i mapper og mails frem for i systemet. Notér dem, så de kan blive konkrete krav i næste skridt.

Jo flere gentagelser du kan pege på, jo skarpere bliver dine funktionskrav.

Bogføringsloven kræver, at transaktioner registreres og bilag opbevares digitalt i et digitalt bogføringssystem. Det betyder, at bilagsmapper og regneark ikke kan stå alene. Notér, hvilke opgaver der derfor skal kunne løses i systemet.

Beslut også, hvor grænsen for systemet går. Skal alt fra tilbud og faktura til bogføring og moms ligge i samme program, eller skal noget fortsat håndteres i regneark eller af en ekstern bogholder? Det afgør, hvilken systemtype du skal lede efter i næste skridt.

Hovedopgaver i en virksomheds regnskab – typiske behov

Omsæt opgaver til funktionskrav

Lav én linje pr. opgave: opgaven til venstre, det konkrete krav til programmet til højre. »Bilag indtastes manuelt i dag« bliver til kravet om upload af bilag og registrering af udgifter. »Bilag skal tastes med konto og moms hver gang« bliver til kravet om bogføringsforslag og automatik.

Shine beskriver, at et regnskabsprogram hjælper med fakturering, bogføring, moms, bilag, bankafstemning og overblik. Bed leverandøren vise, hvordan det fungerer i praksis, før du regner det som opfyldt.

Erhvervsstyrelsen kan verificere og godkende de systemer, der kommer på listen over registrerede bogføringssystemer. Et funktionskrav kan derfor være, at systemet står på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede digitale standard bogføringssystemer. Er systemet specialudviklet, skal I selv kunne dokumentere, at kravene er opfyldt.

Del kravene i tre bunker: must-have, nice-to-have og ikke nødvendigt. Must-have er de krav, der skal være opfyldt, for at du kan løse de faste opgaver i hverdagen, og for at moms og bogføring håndteres korrekt. Nice-to-have sparer tid, men kan løses manuelt eller forekommer så sjældent, at de ikke bør afgøre valget. Ikke nødvendigt er funktioner uden en tilknyttet opgave på din liste – de hører ikke hjemme i beslutningen.

Konkrete krav, der ofte dukker op: automatiske forslag til bogføring, upload af bilag, fakturering med udsendelse, momsregistrering og et klart moms-overblik samt bankafstemning. Skriv for hvert krav, hvordan du vil efterprøve det – fx ved at føre en måneds egne bilag og fakturaer igennem i en prøveperiode og måle tidsforbruget mod din baseline fra kortlægningen.

Den nye bogføringslov indeholder også et lovkrav om e-faktura. Skriv derfor ind, om systemet understøtter e-faktura, hvis din virksomhed sender eller modtager fakturaer digitalt. Bed om en demonstration med jeres egen fakturatype.

Must-have vs. Nice-to-have: prioritering af funktionskrav

Moms og løbende opdateret regnskab

Skattestyrelsen er tydelig om rækkefølgen: De momsbeløb, du skal indberette, finder du i virksomhedens regnskab. Regnskabet skal være opdateret, inden du aflæser beløbene for salgs- og købsmoms. Derfor er løbende bogføring et must-have-krav i behovsafdækningen. Registreres bilagene først op mod en indberetningsfrist, kan momstallene i regnskabet ikke bruges, når de skal aflæses.

Oversæt det til krav: Programmet skal kunne føre bilag ind løbende og vise salgsmoms og købsmoms hver for sig og opdateret, så beløbene kan aflæses direkte fra regnskabet. Det bør også understøtte momsregistreringen af de enkelte posteringer, så momsen ikke skal beregnes uden for systemet. Shine fremhæver moms som et af de områder, et regnskabsprogram samler – bed leverandøren demonstrere det med dine egne bilagstyper.

De momsbeløb, du skal indberette til Skattestyrelsen, finder du i virksomhedens regnskab. Derfor er det et must-have-krav, at bilag registreres løbende, så regnskabet er opdateret, inden salgs- og købsmoms aflæses. Skriv det ind i tjeklisten.

Spørg i prøveperioden: Hvordan kommer bankens posteringer ind og bliver afstemt? Hvordan registreres moms på et bilag? Hvor i systemet aflæser jeg salgs- og købsmoms, når måneden er bogført? Får du ikke et klart svar og kan se skærmbilledet, har du et uafklaret behov, der bør løses, før du vælger.

Adgang, sikkerhed og samarbejde

Wolters Kluwer beskriver cloud-baseret bogføring som afgørende, fordi cloud-løsninger giver fleksibel adgang, automatisk backup, høj datasikkerhed og samarbejde i realtid. Brug de fire forhold som spørgsmål i din behovsafdækning frem for som et generelt produktkrav. Hvor mange skal kunne arbejde i systemet? Skal nogen kunne det udefra? Hvor ofte arbejder flere i det samme regnskab samtidigt?

Konkretisér behovet med navne og roller: ejer, medarbejder, ekstern bogholder eller revisor. Afklar, om adgangen skal kunne begrænses, så en person kan se og bogføre uden at ændre opsætningen, og hvad der skal ske med adgangen, når en medarbejder stopper. Spørg også, hvordan backup foregår, hvor data ligger, og hvordan du selv kan få adgang til dine data, hvis du skifter system.

Realtidssamarbejde er kun et behov, hvis flere reelt bogfører samtidigt, eller hvis bogfører og virksomhed skal se samme tal uden at sende filer frem og tilbage. Bogfører du alene fra én computer, vejer automatisk backup og adgangsstyring tungere end realtidssamarbejde – og omvendt. Notér konklusionen for hvert forhold, så den kan sammenholdes med de øvrige krav i den prioriterede liste.

Fra behov til beslutning: prioriteret tjekliste

Rangér behovene sådan. 1) Krav, der er nødvendige for, at opgaver i den daglige eller ugentlige rytme kan løses. Det samme gælder krav, der sikrer, at regnskabet kan være opdateret, inden salgs- og købsmoms aflæses. 2) Krav, der fjerner de manuelle gentagelser, du har sat tid på i kortlægningen. 3) Funktioner uden tilknyttet opgave. Kun punkt 1 bør alene kunne afgøre valget.

Vælg systemtype ud fra listen. Dækker systemet de fastlagte must-have-opgaver fra fakturering og bilag til bogføring, moms og overblik? Passer adgangs- og backupbehovet til antallet af personer, der skal arbejde i systemet? Skriv svaret ned pr. krav, så du kan sammenligne to kandidater uden at lade en enkelt flot funktion flytte beslutningen.

Forbered spørgsmålene til leverandører og prøveperioder. Hvordan uploades og registreres bilag? Gives der forslag til bogføring og automatik? Hvordan registreres moms, og hvor aflæses salgs- og købsmoms hver for sig?

Hvordan ser backup og adgangsstyring ud for de roller, du har brug for? Kan I prøve systemet med virksomhedens egne bilag og fakturaer i en periode, før I beslutter jer?

Brug prøveperioden som test, ikke som demonstration. Gennemfør en hel måneds opgaver i systemet – fakturering, bilagsupload, bankafstemning og aflæsning af moms – og mål tidsforbruget mod din egen baseline. Opfylder systemet ikke must-have-kravene med dine egne data, er behovet ikke afdækket godt nok endnu. Listen skal revideres, før du vælger.

Brug denne konkrete tjekliste, før I vælger:

☐ Står systemet på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede digitale standard bogføringssystemer? ☐ Er det standard eller specialudviklet, og hvem dokumenterer, at lovkravene er opfyldt? ☐ Er vi omfattet af digital bogføring fra 1. juli 2024, 1. januar 2025 eller 1. januar 2026?

☐ Kan systemet registrere transaktioner og opbevare bilag digitalt? ☐ Kan det fakturere, bogføre, håndtere moms, bilag, bankafstemning og give overblik? ☐ Kan det vise salgs- og købsmoms hver for sig, når regnskabet er opdateret? ☐ Understøtter det e-faktura, hvis vi har behov for det?

☐ Har vi målt tid på bilagsføring, faktura og bankafstemning før prøveperioden? ☐ Har vi delt kravene i must-have, nice-to-have og ikke nødvendigt? ☐ Har vi spurgt, hvordan moms registreres, og hvor salgs- og købsmoms aflæses? ☐ Har vi spurgt til backup, adgangsstyring og adgang til egne data ved systemskifte?

☐ Har vi aftalt en prøveperiode med vores egne bilag og fakturaer? ☐ Har vi gennemført en hel måneds opgaver i systemet? ☐ Har vi sammenlignet tidsforbruget med vores baseline? ☐ Er alle must-have-krav opfyldt, før vi beslutter os?

Behovsafdækning før valg af regnskabsprogram: tjekliste

Trin-for-trin til god behovsafdækning før valg af regnskabsprogram