Økonomisystemer
Hvilke krav stiller bogføringsloven til et økonomisystem?
Bogføringsloven kræver digital bogføring og stiller minimumskrav til funktionaliteten i virksomhedens bogføringssystem (Erhvervsstyrelsen).
Kort fortalt: Det stiller bogføringsloven krav om
Bogføringsloven kræver digital bogføring og stiller minimumskrav til funktionaliteten i virksomhedens bogføringssystem (Erhvervsstyrelsen). Ifølge e-conomic falder systemkravene i tre områder: registrering og sikker opbevaring, it-sikkerhed og backup samt automatisering og standarder. Den nye bogføringslov stiller desuden specifikke krav til afstemninger som del af regnskabsmaterialet (Deloitte).
Hvem skal bruge et system, der opfylder loven?
Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark er som udgangspunkt omfattet af bogføringsloven og skal bogføre efter dens retningslinjer. Det gælder også virksomheder, der bogfører for andre, fx revisorer; de skal fremover dele ansvaret for kravene med de virksomheder, de bogfører for (e-conomic).
Omsætningsgrænsen er 300.000 kr. Du er undtaget, hvis den årlige nettoomsætning er 300.000 kr. eller derunder i to følgende år. Personligt ejede og finansielle virksomheder skal derimod bogføre digitalt, hvis omsætningen overstiger 300.000 kr. om året i de to forudgående år (e-conomic; Virksomhedsguiden).
Ved systemvalg bør du vurdere, om omsætningen ventes at passere grænsen i de kommende år; ellers kan du ende med at skifte system midt i et regnskabsår. Undtagne virksomheder har fortsat de videreførte pligter efter loven (e-conomic).
Vigtige grænser og tidsfrister i bogføringsloven
- Omsætningsgrænse300.000 kr. årligt i to følgeår
- Ny e-faktura-tidsfrist1. januar 2026
- OpbevaringstidMindst 5 år
- Ansvaret for systemRegistreret system: udbyder ansvarer | Ikke-registreret: virksomhed ansvarer
Registreret eller ikke-registreret system – hvem har ansvaret?
Den nye bogføringslov kræver, at virksomheder bruger et digitalt system til bogføring, fakturering, bilag m.m. Systemet kan være registreret eller ikke-registreret (Deloitte).
Ved et registreret bogføringssystem er udbyderen ansvarlig for, at systemet overholder bogføringslovens krav. Ved et ikke-registreret system er virksomheden selv ansvarlig for, at systemet opfylder kravene. Et ikke-registreret system kan fx være egenudviklet eller udenlandsk (Deloitte).
For udbydere betyder loven, at leverandører af digitale standardbogføringssystemer på det danske marked skal have systemet godkendt og registreret (PwC). Erhvervsstyrelsen fører den officielle fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Admind OFFICE oplyser fx, at deres system står på fortegnelsen med FOB-nr. fob751116, og at brugen ifølge udbyderen lever op til bogføringsloven.
Ansvaret afhænger af systemtypen. Uanset valg skal virksomheden ved indberetning af årsrapporten oplyse, hvilket digitalt bogføringssystem der anvendes (Deloitte).
Lovens funktionskrav til økonomisystemet
Loven fastlægger tre områder for kravene til det digitale bogføringssystem (e-conomic).
- Registrering og sikker opbevaring. Systemet skal kunne registrere og sikkert opbevare posteringer og bilag i mindst fem år.
- It-sikkerhed og backup. Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed og sikre automatisk sikkerhedskopiering af posteringer og bilag.
- Automatisering og standarder. Systemet skal lette den administrative arbejdsbyrde via automatisering, bl.a. ved at understøtte fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og give brugeren mulighed for at kontere efter en offentlig standardkontoplan.
Afstemningskravet kommer oveni: Virksomheden skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter og års- og delårsrapporter (Deloitte).
Systemet bør derfor kunne understøtte løbende afstemninger, fx med banken, så bogføringen altid er opdateret (e-conomic).
Process for at opfylde bogføringslovens krav
- Registrering og opbevaringSikker registrering og opbevaring af posteringer og bilag i mindst 5 år
- It-sikkerhed og backupAutomatisk backup og overholdelse af anerkendte it-sikkerhedsstandarder
- Automatisering og standarderUnderstøttelse af e-faktura (OIOUBL/Peppol), standardkontoplan og løbende afstemninger
Digitale bilag: Hvad skal systemet kunne håndtere?
Den mest omfattende ændring i den nye bogføringslov er, at langt de fleste virksomheder fremover skal bogføre og opbevare bestemte bilag digitalt (e-conomic). Det stiller krav til, hvad systemet kan udtrække og gemme sammen med bilaget, og til at bilaget er digitalt tilgængeligt i hele opbevaringsperioden.
Et digitaliseret bilag skal mindst indeholde udstedelsesdato, beløb, produkt eller ydelse samt afsender og modtager med navn, adresse og CVR- eller SE-nummer (e-conomic).
I den daglige bogføring bør systemet kunne modtage eller scanne bilaget, koble det til posteringen og opbevare begge dele samlet – ikke kun talværdierne.
Ved arkiveringen afgør systemets opbevaringsløsning, om bilagene er tilgængelige og læsbare, når de skal fremvises i hele opbevaringsperioden. Kontroller derfor, at bilagsdelen er omfattet af samme sikre opbevaring og sikkerhedskopiering som posteringerne, og at bilag kan søges frem pr. postering, kunde eller leverandør.
E-faktura og standarder i økonomisystemet
Systemet bør kunne håndtere strukturerede e-fakturaformater. For at opfylde kravene skal virksomheder bruge godkendte systemer, der kan håndtere formater som OIOUBL og Peppol. Det er særligt vigtigt i B2G-transaktioner, dvs. handel med offentlige myndigheder, hvor systemerne sikrer, at fakturaer sendes og modtages i et struktureret format (digisense.dk).
Tidsfristen er 1. januar 2026: Fra den dato skal alle danske virksomheder over omsætningsgrænsen ovenfor bruge digitale bogføringssystemer, der understøtter e-fakturering (digisense.dk).
Samme kilde peger på, at det kræver investering i nye systemer og oplæring af medarbejdere, og at virksomhederne skal sikre, at systemerne altid er opdaterede og følger de nyeste standarder.
Ifølge digisense.dk kan manglende overholdelse føre til økonomiske sanktioner, forsinkelser i betalingsprocesser og dårligere samarbejde med forretningspartnere, der allerede har implementeret e-fakturering.
Ved systemvalg bør du derfor spørge konkret til, hvilke formater systemet kan sende og modtage, hvordan det håndterer fakturaer fra offentlige afsendere, og hvordan opdateringer til nye formatversioner leveres.
Tjekliste: Sådan vurderer du systemet før køb
• Registrering: Er systemet registreret hos Erhvervsstyrelsen? Er det ikke-registreret, skal du selv dokumentere, at kravene er opfyldt (se afsnittet om registreret eller ikke-registreret system; Deloitte).
• Opbevaring: Understøtter systemet opbevaring af posteringer og bilag i den lovpligtige periode, og gemmer det bilagene digitalt med de nødvendige oplysninger (se afsnittet om bilag og arkivering; e-conomic)?
• It-sikkerhed og backup: Lever systemet op til kravene om anerkendte standarder og automatisk sikkerhedskopiering i afsnittet om funktionskrav (e-conomic)?
• E-faktura: Kan systemet håndtere formaterne nævnt i afsnittet om e-faktura og standarder – også i B2G-transaktioner (digisense.dk)?
• Kontering og afstemning: Kan der konteres efter en offentlig standardkontoplan, og understøtter systemet afstemningerne nævnt i afsnittet om funktionskrav (e-conomic, Deloitte)?
• Oplysningspligt: Ved indberetning af årsrapporten skal virksomheden oplyse, hvilket digitalt bogføringssystem der anvendes. Hav oplysningen klar (Deloitte).
• Omsætningsgrænse: Er din virksomhed omfattet af omsætningsgrænsen, og hvordan håndterer systemet overgangen til e-fakturakravet? (Se afsnittene om hvem der skal bruge et system, og om e-faktura og standarder; e-conomic, digisense.dk.)
