Hvilke bilag skal du gemme for at opfylde bogføringsloven?

Kort svar: De bilag du altid skal kunne fremvise

Pligten omfatter både køb og salg. Ifølge Crediwire skal du opbevare alle kvitteringer og fakturaer fra køb og salg som bilag i regnskabsprogrammet. Stadsrevisionens guide til enkeltmandsvirksomheder nævner fakturaer, kvitteringer og bankudtog som eksempler. Du skal derfor kunne fremvise salgsfakturaer, købsfakturaer, kvitteringer, bankudtog, kassebilag og momsbilag for virksomhedens transaktioner.

Opbevaringsperioden er mindst fem år. Crediwire angiver minimum fem år fra udstedelsesdato, Revisormægleren minimum fem år efter regnskabsårets udløb, og onlineregnskab.dk skriver, at al dokumentation skal opbevares i mindst fem år. Uanset startpunkt skal bilaget kunne findes og fremvises, også efter regnskabsåret er afsluttet, og årsrapporten er indsendt.

Bilag er kun en del af regnskabsmaterialet

Bogføringslovens begreb er regnskabsmateriale, ikke kun bilag. Redmark beskriver definitionen: registreringer, herunder transaktionssporet på den enkelte registrering; en beskrivelse af virksomhedens bogføringsproces, herunder eventuelle aftaler om elektronisk dataudveksling; og en beskrivelse af det eller de systemer, der bruges til opbevaring af regnskabsmateriale.

Definitionen omfatter også bilag, anden dokumentation og oplysninger, der er nødvendige for kontrolsporet. Den omfatter dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med årsrapporten. Den omfatter desuden regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, herunder revisionsprotokoller og anden tilsvarende rapportering.

Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven peger samme vej: Bogføringslovens §§ 8 og 9 kræver, at virksomheden sikrer et transaktionsspor og et kontrolspor. Et bilag alene opfylder derfor ikke pligten, hvis det ikke kan knyttes til den registrering, det dokumenterer.

Grundlaget for oplysningerne i årsrapporten skal også kunne dokumenteres. Crediwire fremhæver, at kravet om dokumentation for faktuelle oplysninger i ledelsesberetningen udvider kravet til regnskabsmateriale. Gem derfor ikke kun bilagene, men også materialet bag noter, ledelsesberetning og de skøn og vurderinger, der ligger bag.

Bilagstyper du skal gemme – fra salg, køb og bank

De bilagstyper, der typisk skal kunne fremvises, er salgsfakturaer og kreditnotaer til kunder, købsfakturaer og kreditnotaer fra leverandører, kvitteringer for kontantkøb, bankudtog og kontoudskrifter.

Dertil kommer kassebilag og kasseafstemninger, momsbilag samt aftaler og anden skriftlig dokumentation for en transaktion, fx lejeaftaler eller abonnementsaftaler. Stadsrevisionen nævner fakturaer, kvitteringer og bankudtog som eksempler på dokumenter, der skal gemmes, og Crediwire understreger, at både køb og salg er omfattet.

Bilaget skal kunne knyttes til den enkelte postering. Redmark beskriver, at systemet skal understøtte løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering. Dækker et bilag flere posteringer, bør registreringen vise, hvordan beløbet er fordelt, så kontrolsporet ikke bryder sammen ved en senere gennemgang.

Afstemninger hører også med. Redmark oplyser, at beholdninger i virksomheden løbende skal afstemmes, herunder likvidbeholdninger som kasse- og bankbeholdninger. Gem derfor afstemninger af kasse og bank sammen med de bankudtog og kassebilag, de bygger på.

Fysiske mapper eller digitalt regnskabssystem?

Digital bogføring er obligatorisk for de fleste. onlineregnskab.dk beskriver, at virksomheder og selskaber med omsætning over 300.000 kr. to år i træk skal bruge et digitalt bogføringssystem.

Fysiske bilag og arkivmapper skal derfor erstattes af digitale dokumenter med digitale procedurer for transaktioner og opbevaring. Crediwire formulerer undtagelsen: Virksomheder med omsætning under 300.000 kr. i to på hinanden følgende år er undtaget reglen om digital opbevaring og registrering af bilag.

Kravene er indfaset løbende, og det afgør, hvornår de rammer din virksomhed. Redmark oplyser, at kravet om digital bogføring og digital opbevaring af regnskabsmateriale implementeres fra 1. juli 2024 og implementeres løbende.

For det enkelte regnskabsår er det blandt andet afgørende, om virksomheden bruger et specialdesignet/-udviklet bogføringssystem eller et standardsystem, om virksomheden er underlagt krav om indsendelse af årsrapport til Erhvervsstyrelsen, og hvilket regnskabsår virksomheden har.

Redmark henviser til, at Erhvervsstyrelsen har udviklet en guide til at vurdere, hvornår man er omfattet af digitaliseringskravet, og hvilke frister der gælder.

Selv om en virksomhed er undtaget, sparer digitalisering tid og reducerer risikoen for fejl ifølge Crediwire. Digital opbevaring gør det desuden lettere at opfylde lovens krav om, at materialet skal være tilgængeligt og beskyttet.

Fysiske vs. digitale bilag – sammenligning af krav og fordele

Hvor længe og hvordan bilagene skal opbevares

Udgangspunktet er mindst fem år. Crediwire angiver minimum fem år fra udstedelsesdato, Revisormægleren minimum fem år efter regnskabsårets udløb, og onlineregnskab.dk skriver, at al dokumentation skal opbevares i mindst fem år. Vælg en fast praksis for, hvornår perioden begynder at løbe, og skriv den ind i opbevaringsproceduren, så bilag ikke slettes for tidligt.

Selve opbevaringen er reguleret. Bogføringslovens § 13 fastslår, at virksomheder skal sikre, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, og at det sikres mod fejl og misbrug. Det er derfor ikke nok at have filerne liggende; de skal beskyttes mod ændring, tab og uberettiget adgang.

Sikkerhedskopiering er en del af kravet. onlineregnskab.dk beskriver, at opbevaringsproceduren skal indeholde en beskrivelse af sikkerhedskopiering, ansvarlige medarbejdere og eventuelle kontrolmekanismer. Lav en fast backup-rutine, test gendannelse, og placer kopien et andet sted end den primære opbevaring.

Opbevaringsperioder og krav efter lov

Sådan får du styr på bilagsopbevaringen i praksis

Der skal foreligge en skriftlig beskrivelse af de interne procedurer. Redmark oplyser, at det er et af de krav, der allerede er trådt i kraft: Virksomheden skal have en beskrivelse af de interne procedurer for bogføring, herunder opbevaring af regnskabsmateriale. Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon hertil.

Crediwire angiver, at beskrivelsen blandt andet skal indeholde virksomhedens procedurer for at sikre, at alle transaktioner registreres løbende, procedurer for at sikre, at regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis, og hvilke medarbejdere der er ansvarlige for procedurerne.

Ansvarsplaceringen skal være tydelig. onlineregnskab.dk skriver, at hvis en virksomhed bruger en ekstern virksomhed til at udføre bogføringen, er det denne virksomheds ansvar at sikre, at bogføringen og regnskabet overholder reglerne, herunder korrekt opbevaring af regnskabsmaterialet.

Samme kilde bemærker, at selv om virksomheden har en revisor tilkoblet, er det stadig virksomhedens eget ansvar at lave sin egen procedure for opbevaring af regnskabsmaterialet. Revisoren kan hjælpe med at beskrive processen.

Procedurerne skal ifølge samme kilde ikke sendes ind til nogen, men kunne fremvises på forlangende.

I den daglige drift kan du bruge fire tjekpunkter. (1) Registrér løbende – Crediwire fremhæver, at du er forpligtet til at være ajour med dine posteringer og anbefaler regelmæssig kontrol og opdatering af regnskabet.

(2) Navngiv bilag efter en fast struktur, så de kan findes igen på bilagsnummer eller postering. Crediwire peger på, at en klar struktur fra starten er en fordel.

(3) Begræns adgangen, så kun relevante medarbejdere kan ændre eller slette regnskabsmateriale, jf. bogføringslovens § 13 om sikring mod forvanskning, fejl og misbrug.

(4) Tag backup efter en fast rutine, og skriv både struktur, adgang og backup ind i procedurebeskrivelsen sammen med navnet på den ansvarlige.