Digitale bilag og elektronisk bogføring: hvad kræver loven?

Hvad kræver loven overordnet?

Den nye bogføringslov blev vedtaget 19. maj 2022. Den trådte i kraft 1. juli 2022.

Hovedreglen er digital bogføring. Registreringer samt købs- og salgsbilag skal foreligge og opbevares elektronisk.

Loven afløser dermed regnskab i excel-ark og ringbind med fysiske kvitteringer som normal praksis for de omfattede virksomheder.

Tre selvstændige kravsæt har forskellige deadlines og undtagelser. Det første er pligten til digital bogføring: hvem er omfattet, og fra hvornår. Det andet er kravene til selve det digitale bogføringssystem, herunder om systemet er registreret hos Erhvervsstyrelsen.

Det tredje er kravene til registrering, læsbarhed og opbevaring af bilag. En virksomhed kan være omfattet af ét krav uden at være omfattet af et andet.

Regelgrundlaget er lov om bogføring. Hertil kommer bekendtgørelserne om krav til digitale standard bogføringssystemer, om ikrafttræden af bestemmelser i lov om bogføring og om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer.

Bogføringsloven regulerer de grundlæggende pligter til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Den danner ofte grundlag for pligter efter anden lovgivning, fx udarbejdelse af årsregnskaber, tilskudsregnskaber samt opgørelse af skatter og afgifter.

Er din virksomhed omfattet – og hvornår?

Bogføringslovens § 1 oplister fire kategorier af omfattede virksomheder. Den første er erhvervsdrivende virksomheder af enhver art, der er etableret i Danmark, uanset ejer- eller hæftelsesforhold. Den anden er erhvervsaktiviteter, der udøves i Danmark af virksomheder hjemmehørende i udlandet.

Den tredje er virksomheder, der er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige i Danmark, og som ikke falder under de to første punkter. Den fjerde er virksomheder, der skal afgive regnskabsmæssige oplysninger som betingelse for at modtage tilskud fra den danske stat eller Den Europæiske Union.

En virksomhed anses altid for erhvervsdrivende, hvis den er omfattet af selskabsloven, lov om erhvervsdrivende fonde eller lov om visse erhvervsdrivende virksomheder. Det gælder også, når den helt eller delvist er undtaget fra kravene i de love. Kapitalselskaber anses altid for omfattet af bogføringsloven fra stiftelsen og indtil virksomheden ophører.

Øvrige virksomheder betragtes som erhvervsdrivende, hvis de leverer varer, ydelser, rettigheder, pengemidler eller lignende, som de normalt modtager betaling for. Også erhvervsdrivende fonde og foreninger er omfattet, herunder andelsforeninger, og udenlandske virksomheder med aktiviteter i Danmark.

Indfasningen er trinvis og afhænger af virksomhedstypen. Selskaber og regnskabspligtige virksomheder, der skal aflægge årsrapport, skulle leve op til kravene fra 1. juli 2024.

Personligt ejede virksomheder og foreninger med erhvervsmæssig aktivitet skal opfylde kravene fra 1. januar 2026. Det gælder dog kun, hvis den erhvervsmæssige nettoomsætning har været over 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår.

Finansielle virksomheder og visse hidtil undtagne datterselskaber af banker, forsikringsselskaber og ATP blev omfattet fra 1. januar 2026.

Undtagelsen ligger på omsætningsgrænsen. Virksomheder, foreninger m.v., hvis nettoomsætning fra erhvervsdrift i to år i træk er på mindre end 300.000 kr., kan slippe for kravet om at udarbejde en bogføringsbeskrivelse. De kan også slippe for kravet om at bogføre elektronisk i et godkendt bogføringssystem.

Ved forskudt indkomstår afhænger tidspunktet af den relevante indkomstperiode. Det gælder ikke alene, hvornår regnskabsåret begynder. De konkrete overgangsregler fremgår af Erhvervsstyrelsens vejledning.

Overgangsperioder og deadlines for digitale bogføringssystemer

Omfatte virksomheder efter bogføringslovens § 1

Krav til det digitale bogføringssystem

Transaktioner skal registreres og opbevares digitalt i et system, der opfylder lovens krav. Udbyderne af digitale standard bogføringssystemer skal registrere deres systemer og få dem godkendt hos Erhvervsstyrelsen.

Systemerne skal opfylde bestemmelserne i bogføringslovens § 2. Det er en betingelse for at kunne blive optaget på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer.

Vælger virksomheden et registreret system, er systemet allerede optaget på Erhvervsstyrelsens offentlige fortegnelse. Det er også kontrolleret i forhold til de tekniske krav. Virksomheden skal som udgangspunkt ikke selv registrere bogføringssystemet.

De kontrollerede krav omfatter blandt andet it-sikkerhed, backup og understøttelse af e-fakturering.

Et ikke-registreret digitalt bogføringssystem kan også bruges, hvis det lever op til de samme krav som de registrerede. Her har virksomheden selv ansvaret for at sikre og kunne dokumentere — og ved en eventuel revision bevise — at kravene er opfyldt.

Kun Erhvervsstyrelsen kan verificere og godkende de systemer, der kommer på listen over registrerede bogføringssystemer.

Digitale bilag: registrering, læsbarhed og opbevaring

Alle transaktioner skal registreres digitalt. Systemet skal kunne konvertere data til en læselig form, så bilagene kan læses digitalt.

Papirbaserede bilag, der ikke er digitaliseret, opfylder ikke kravet for de omfattede virksomheder. De fleste arbejdsgange skal digitaliseres sammen med bilagene.

Bilag skal opbevares i mindst fem år. Der skal være sikkerhedskopiering for at beskytte mod datatab. Femårsfristen svarer til den almindelige opbevaringspligt efter bogføringsloven.

Hold registreringerne adskilt fra de bilag, der dokumenterer dem. De digitale opbevaringsregler omfatter blandt andet registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringerne. Ikke alt regnskabsmateriale skal nødvendigvis opbevares digitalt.

Krav til opbevaring af bilag og systemkrav

E-faktura og fakturaindhold

Loven kræver, at virksomheden kan modtage, opbevare og dele elektroniske fakturaer i overensstemmelse med de gældende standarder. Systemerne og processerne skal derfor kunne håndtere e-fakturaer korrekt.

Systemet skal understøtte e-fakturering. Det er også et af de tekniske krav, der kontrolleres hos registrerede systemer. Ifølge Digisense blev kravet om at kunne modtage e-fakturaer udvidet fra 1. januar 2025 for flere virksomheder.

En faktura skal indeholde både sælgerens og køberens navn og adresse, momsregistreringsnummer, fakturadato samt detaljer om de leverede varer eller ydelser. Oplysningerne er nødvendige for at opfylde de formelle krav og for at sikre, at momsfradrag kan godkendes.

Ved mangelfuld dokumentation risikerer virksomheden at få afvist sit momsfradrag. Kontrollér derfor, at både modtagne og udstedte fakturaer indeholder de nævnte felter, før de registreres og opbevares.

Bogføringsbeskrivelse og arbejdsgange

Virksomheden skal have en beskrivelse af sine bogføringsprocedurer. Erhvervsstyrelsen stiller en skabelon til bogføringsprocedure til rådighed på Virksomhedsguiden. Loven præciserer kravene til virksomhedernes beskrivelse af bogføringsprocedurerne.

Selskaber har desuden oplysningspligt om, hvilket bogføringssystem virksomheden anvender eller har anvendt, ved indsendelse af årsrapporten. Oplysningspligten gælder kun selskaber, ikke personligt ejede virksomheder og foreninger.

Kontrol, ansvar og sanktioner

Erhvervsstyrelsen kan føre kontrol med overholdelsen. Loven har indført nye kontrolmuligheder for styrelsen.

Manglende overholdelse kan medføre bøder. Ifølge Erhvervsstyrelsen kan de være op til 1,5 mio. kr. for virksomheder, der ikke lever op til kravene.

Ansvaret flytter sig ikke med systemvalget. Virksomheden har fortsat ansvaret for selve bogføringen og for at følge sine bogføringsprocedurer, også når der anvendes et registreret bogføringssystem.