Afvigelsesanalyse: hvordan følger du op på budgettet?

Afvigelsesanalyse: hvad er det, og hvorfor er det en del af budgetopfølgningen?

Afvigelsesanalyse er en metode til at sammenligne budgetterede tal med faktiske regnskabstal. Målet er at identificere og forklare forskellene – afvigelserne – så virksomheden kan handle rettidigt. En budgetafvigelse er forskellen mellem det planlagte budget og det faktiske resultat og kan opstå i både indtægter og udgifter.

I budgetopfølgningen er analysen det led, der gør opfølgningen handlingsorienteret. Den bruges i løbende budgetopfølgning, ledelsesrapportering og controlling samt i økonomisk planlægning og risikostyring. Den viser, hvor og hvorfor der opstår forskelle mellem plan og realitet, omsætter data til handling og giver bedre beslutninger.

Afvigelser kan være positive (overskud) eller negative (underskud), og begge typer bør analyseres. Et resultatbudget er et overblik over forventede indtægter og omkostninger og dermed den forventede bundlinje.

For statsfinansierede selvejende institutioner findes en vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning. Den beskriver, at der skal udarbejdes et grundbudget for hver hovedkonto fordelt på udgifter. Grundbudgettet skal sikre en fælles opfølgningsramme på tværs af alle virksomheder i staten.

Hvilke typer afvigelser skal du holde øje med?

Afvigelser opdeles typisk i fire typer, der hver peger på en forskellig del af driften. Indtægtsafvigelser er forskellen mellem budgetteret og faktisk omsætning og viser, om I har solgt mere eller mindre end forventet. Omkostningsafvigelser er forskellen mellem budgetterede og faktiske omkostninger og kan skyldes ændringer i priser eller forbrug.

Volumenafvigelser opstår ved forskelle i salgs- eller produktionsvolumen. Prisafvigelser kommer fra uventede prisændringer, fx på råvarer eller virksomhedens egne salgspriser. Ved at dele afvigelsen op finder du de præcise årsager bag de samlede budgetafvigelser i stedet for kun at konstatere et samlet tal.

Om en afvigelse er fordelagtig eller ufordelagtig, afgør, hvordan du skal reagere. En fordelagtig afvigelse er typisk faktiske indtægter over de budgetterede eller faktiske udgifter under det planlagte. En ufordelagtig afvigelse er lavere indtægter end forventet eller udgifter over budgettet. Forskellen mellem de to giver ledelsen et klart signal om, hvor der skal handles.

Ved indtægtsafvigelser gælder, at omsætningen kun angiver virksomhedens samlede indtægter og intet siger om omkostningerne. Højere omsætning end budgetteret er derfor ikke automatisk ensbetydende med et bedre resultat. En virksomhed kan have stor omsætning og alligevel et samlet underskud.

Sælger du varer for 10.000 kroner på en dag, er det omsætningen for den dag. Afvigelsen opstår først, når du sammenligner med det budgetterede salg for samme dag.

Typer af budgetafvigelser og deres årsager

Hvorfor opstår budgetafvigelser?

Årsagerne er både interne og eksterne. Hele 75 % af danske virksomheder angiver over- eller underperformance i afdelinger som årsag til budgetafvigelser, mens unøjagtig budgetlægning udfordrer omkring 30 % af virksomhederne. Dårlig datakvalitet kan også føre til forkerte budgetter, og ændringer i markedsforhold er en hyppig ekstern årsag.

Budgettets pålidelighed afhænger af realistiske budgetforudsætninger. Den afhænger dels af ledelsens evne til at opstille forventninger til udviklingen i omsætning, omkostninger og opnåede kredittider, dels af udefrakommende forhold, som ledelsen muligvis ikke kan forudsige og derfor ikke kan indarbejde i budgetterne. Et konkret eksempel er, at ledelsen ofte ikke kan forudsige øgede omkostninger til drift og indkøb af varer som følge af stigninger i prisen på el, varme og brændstof.

For at øge budgettets troværdighed bør det suppleres med en beskrivelse af de væsentlige budgetforudsætninger: ledelsens forventninger til afsætning, salgspriser, omkostninger og kredittider. Budgetforudsætningerne hjælper modtageren med at forstå budgettet og med at formidle ledelsens konkrete planer for efterlevelse af strategien for den konkrete periode.

Hovedårsager til budgetafvigelser i danske virksomheder

Sådan gennemfører du en afvigelsesanalyse trin for trin

Første trin er at vælge de nøgleparametre, der skal følges. I praksis sammenlignes forventede resultater – fx planlagte bemandingstimer, lønomkostninger eller produktivitet – med de faktiske tal. Afvigelsesanalysen overvåger forskelle mellem plan og realitet for parametre som arbejdstid, budget og performance.

Derefter opstiller du plan mod faktisk for hver parameter og kvantificerer forskellen. Afvigelsen er forskellen mellem det budgetterede og det faktiske resultat. I procent kan en afvigelse fx være, at udgifter til markedsføring var 20 % højere end forventet.

Opdel den samlede afvigelse i typer – indtægt, omkostning, volumen og pris – så du kan pege på de præcise årsager i stedet for at blive stående ved et samlet tal. Et typisk spørgsmål er, hvorfor udgifter til markedsføring var 20 % højere end forventet, eller hvorfor omsætningen faldt i en bestemt måned.

Forklar derefter, hvorfor afvigelsen er opstået. Analysen afdækker systematiske fejl i planlægningsprocesser eller mangler i dataopsamlingen – altså om forskellen skyldes selve planen, data eller den faktiske drift.

Beslut til sidst, hvilken handling der skal til, og hvem der følger op. Ledelsen kan bruge resultaterne til at forfine arbejdsrutiner, skemaplanlægning og ressourceforbrug; regelmæssig analyse sikrer løbende forbedring og mere præcis styring.

Afvigelsesanalysen bør indgå i den løbende budgetopfølgning. Den bør gennemføres regelmæssigt, så I sikrer løbende forbedring og mere præcis styring. Balanceposter opgøres ved periodeafslutning.

Registreres og rapporteres afvigelser automatisk i systemet, er det lettere at handle rettidigt og bruge mindre tid på manuel databehandling. I danske virksomheder bruges regnskabssystemer som e-conomic, Dinero, Billy og Uniconta. En workforce management-løsning som Timegrip kan automatisk fremhæve, hvor plan og virkelighed ikke stemmer overens, og hvor justeringer bør foretages.

Budgetopfølgning på resultat, likviditet og balance

Et budget består typisk af tre dele, der hænger sammen. Resultatbudgettet viser den forventede indtjening for perioden baseret på udviklingen i omsætning og omkostninger.

Likviditetsbudgettet viser udviklingen i virksomhedens likviditet baseret på forventninger til kredittider til og fra kunder og leverandører, ydelsesforløb på lån, hyppigheden af lønudbetalinger samt betalinger til offentlige myndigheder. Balancebudgettet viser balancens poster, herunder pengebinding i fx varelager og tilgodehavender, og det forventede likviditetsberedskab i form af indestående og gæld ved periodeafslutning.

Afvigelsesanalysen bør derfor ikke stoppe ved resultatbudgettet. Et resultatbudget kan se fint ud, mens likviditeten stadig er udfordret – fx grundet aktivitetsnedgang, vigende indtjening, øgede pengebindinger og/eller anlægsinvesteringer. De tre budgetter bør derfor udarbejdes i sammenhæng og indgå i den samlede opfølgning.

Konsekvensen er, at du ved siden af resultatafvigelser også skal følge afvigelser i pengestrømme og i pengebinding og finansiering – et positivt resultat dækker ikke automatisk et likviditetsunderskud i samme periode.

Afvigelser i praksis: fra bemanding og løn til justeret planlægning

I workforce management bruges afvigelsesanalyse bredt til at sammenligne planlagt bemanding med faktisk fremmøde og arbejdstimer. Et konkret eksempel: Et butiksteam planlægges til at bemande særligt travle tidsrum, men data viser, at kundestrømmen har ændret sig – så bliver afvigelsesanalysen et redskab til at justere fremtidige skemaer.

HR og lønadministration bruger analyserne til at opdage forskelle mellem planlagte lønudgifter og reelle omkostninger, hvilket skaber mere præcise budgetter. Driftsledere kan bruge afvigelsesdata til at identificere mønstre i over- eller underbemanding og forbedre planlægningen fremadrettet.

Fraværsdata kan analyseres for at forstå årsager bag gentagne uoverensstemmelser mellem plan og fremmøde. Det peger på, om næste periodes skema og normering skal ændres.

For at afvigelserne bliver omsat til handling, hører analysen hjemme i den løbende rapportering: budgetopfølgning, ledelsesrapportering og controlling samt økonomisk planlægning og risikostyring. Gevinsterne er øget økonomisk kontrol, tidlig opdagelse af problemer og et bedre beslutningsgrundlag – og fordi afvigelser kan være både positive og negative, skal begge typer med i opfølgningen.