Frister for årsrapport: hvornår skal regnskabet indsendes?

Kort svar: 6 måneder – eller 4 for børsnoterede

Hovedreglen: Årsrapporten skal være indsendt senest 6 måneder efter regnskabsårets udløb. Børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber har 4 måneder efter regnskabsårets udløb.

Fristen regnes fra balancedagen (statusdatoen), ikke fra bogføringens afslutning. Har selskabet statusdato 31. december, er fristen 30. juni året efter.

I praksis bruges "årsrapport" og "årsregnskab" ofte i flæng om indberetningen til Erhvervsstyrelsen. Årsrapporten er ét samlet dokument: virksomhedens årsregnskab (resultatopgørelse, balance, noteoplysninger), eventuelt koncernregnskab, ledelsesberetning, ledelsespåtegning og eventuel revisionspåtegning. Det er hele denne rapport, der skal indsendes digitalt til Erhvervsstyrelsen – næsten alle danske virksomheder skal indsende digitalt.

Frist for årsrapport: Virksomheder vs. børsnoterede

Sådan finder du din konkrete dato

To trin: find balancedagen, og læg den gældende indsendelsesperiode til. Kalenderåret 1. januar–31. december giver frist 30. juni året efter. Forskudt regnskabsår 1. april–31. marts giver frist 30. september. Regnskabsåret 1. februar–31. januar giver frist 31. juli.

Kontrollér selskabets registrerede regnskabsår og faktiske balancedag i CVR, før du planlægger efter datoen. Regnskabsåret kan være omlagt i forhold til det, du husker.

Fristen rykker sig ikke, hvis bogføring, revisor eller generalforsamling trækker ud. Erhvervsstyrelsen placerer ansvaret for rettidig indsendelse hos ledelsen, så planlægningen bør ikke bygge på forventning om forlængelse.

Hvem skal indberette – og hvem er undtaget?

Disse virksomheder skal indberette årsrapport, medmindre de er undtaget. Det gælder aktieselskaber, partnerselskaber og anpartsselskaber. Det gælder også interessentskaber og kommanditselskaber, hvor henholdsvis alle interessenter og alle komplementarer er aktieselskaber, partnerselskaber, anpartsselskaber eller selskaber med tilsvarende retsform. Det gælder desuden erhvervsdrivende fonde, virksomheder med begrænset ansvar, europæiske andelsselskaber (SCE-selskaber) og medarbejderinvesteringsselskaber.

Disse skal ikke indsende årsrapport. Det gælder enkeltmandsvirksomheder og personligt ejede mindre virksomheder. Det gælder også interessentskaber og kommanditselskaber, hvor den fuldt ansvarlige endelige ejer ikke er et kapitalselskab. Det gælder virksomheder, der har indsendt en undtagelseserklæring.

Hvad sker der, hvis fristen overskrides?

Først sender Erhvervsstyrelsen et brev i virksomhedens digitale postkasse. Brevet kræver indberetning inden en kort frist – kilderne angiver 8 dage eller 8 hverdage fra brevets datering. Sker det ikke, opkræves ledelsen en afgift.

Afgiftsbrevet sendes direkte til det enkelte ledelsesmedlems digitale postkasse. Afgiften kan være op til 3.000 kr. pr. ledelsesmedlem (eller filialbestyrer). Brevet indeholder samtidig en ultimativ frist på 4 uger fra brevets datering. Overskrides den også, kan Erhvervsstyrelsen uden yderligere varsel bede skifteretten om at tvangsopløse virksomheden.

Ifølge regnskab.dk opkræves afgiften med 500 kr. for første påbegyndte måned, 2.000 kr. i alt for anden påbegyndte måned og 3.000 kr. i alt for tredje påbegyndte måned. Den pålægges samtlige ledelsesmedlemmer. Afgifter for for sent indsendt årsrapport kan påklages via Virk.

Konsekvenser ved overskridelse af frist

Kan man få udsættelse eller dispensation?

Fristen kan som udgangspunkt ikke udsættes. Manglende bogføring, forsinket revisor eller en generalforsamling, der ikke er afholdt, giver ikke automatisk dispensation. Ansvaret for rettidig indsendelse ligger hos ledelsen. Planlægningen bør derfor ikke bygge på forventning om dispensation.

På Virk findes flere selvbetjeningsmuligheder. Du kan ansøge om undtagelse fra at indberette årsrapport og om at indberette årsrapporten i PDF i stedet for XBRL. Du kan anmelde ændring af omlægning af regnskabsår og klage over afgifter. Det er separate administrative muligheder; ansøgning om undtagelse og anmeldelse af omlægning kan påvirke indsendelsespligten eller regnskabsåret.

Praktisk tidsplan: arbejd baglæns fra fristen

Trin 1: Fastlæg balancedagen, og kontrollér selskabets regnskabsår i CVR. Trin 2: Beregn seneste indsendelsesdato ved at lægge den gældende periode til balancedagen. Trin 3: Arbejd baglæns, og sæt datoer for bogføringsluk, afstemning, årsrapportudkast, eventuel revisorbehandling og generalforsamling/godkendelse. Trin 4: Følg status på en synlig opgaveliste med ansvarlig og deadline, så en tidlig forsinkelse bliver håndteret, før den rammer indsendelsen. Trin 5: Kontrollér indsendelsen, og arkivér den godkendte version.

Eksempel for et ApS med kalenderår og balancedag 31. december: bogføringsluk i februar, afstemning i marts, årsrapportudkast i april og generalforsamling i god tid inden udgangen af juni. Så er der plads til rettelser, uden at myndighedsfristen bliver intern deadline.

To styringspunkter: Læg mindst én intern buffer ind før myndighedsfristen, og placér ansvaret hos en navngiven person frem for hos "virksomheden". Gem kvitteringen fra Erhvervsstyrelsen som dokumentation.

Praktisk tidsplan: Arbejd baglæns fra fristen

Tjekliste inden indsendelse

Er regnskabsåret og balancedagen kontrolleret i CVR? Er fristen beregnet fra balancedagen og lagt i kalenderen med en navngiven ansvarlig? Er der sat interne datoer for bogføringsluk, afstemning, udkast og eventuel revisorbehandling?

Er generalforsamlingen planlagt ud fra årsrapporten og afholdt, så rapporten er godkendt inden fristen? Er indberetningen gennemført digitalt til Erhvervsstyrelsen? Er kvitteringen gemt, og er den offentliggjorte rapport efterfølgende kontrolleret?

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår er fristen for et ApS med kalenderår? Hovedreglen er 6 måneder efter regnskabsårets udløb. Med balancedag 31. december er fristen 30. juni året efter.

Hvornår er fristen for børsnoterede virksomheder? 4 måneder efter regnskabsårets udløb. Det gælder også statslige aktieselskaber.

Kan man indberette efter fristen? Ja, men det udløser konsekvenser. Først et brev med kort frist. Derefter afgift til ledelsesmedlemmer på op til 3.000 kr. pr. person med en ultimativ frist på 4 uger. Til sidst risiko for tvangsopløsning i skifteretten.

Hvem har ansvaret for, at årsrapporten bliver indsendt? Ledelsen/ledelsesmedlemmerne. Afgiftsbrevet sendes direkte til det enkelte ledelsesmedlems digitale postkasse.

Hvad er forskellen på årsrapport og årsregnskab? Årsregnskabet er resultatopgørelsen, balancen og noteoplysningerne. Årsrapporten er det samlede dokument, der ud over årsregnskabet indeholder ledelsesberetning, ledelsespåtegning og eventuel revisionspåtegning. Hele denne rapport indsendes.